Autorica Danijela Capan

U mnogim organizacijama pojavljuju se dva ponavljajuća izazova. Menadžeri često govore da nemaju dovoljno vremena za ljude, dok HR stručnjaci primjećuju da zaposlenici, a ponekad i sami menadžeri, ne preuzimaju dovoljno odgovornosti. Na prvi pogled može se činiti da je riječ o odvojenim problemima. U praksi su oni često vrlo povezani.

Jedna od dinamika koja stoji u pozadini može se razumjeti kroz Transakcijsku analizu. Pod pritiskom, menadžeri često prelaze u tzv. ego stanje Roditelja. To se može manifestirati kroz kontrolirajući pristup – usmjeravanje, ispravljanje i donošenje odluka umjesto drugih – ili kroz podržavajući, ali jednako ograničavajući obrazac, u kojem menadžeri uskaču, rješavaju probleme ili preuzimaju zadatke.

Takva ponašanja najčešće proizlaze iz dobrih namjera. Menadžeri žele osigurati kvalitetu, ispuniti rokove i pružiti podršku svojim timovima. Međutim, dugoročno ovakav način rada stvara neželjene posljedice.

Neželjene posljedice

Kada menadžeri kontinuirano preuzimaju odgovornost za odluke i rješenja, zaposlenici postupno prilagođavaju svoje ponašanje. Sve se više oslanjaju na upute, oklijevaju preuzeti inicijativu i eskaliraju probleme koje bi inače mogli riješiti samostalno. To često dovodi do frustracije kod menadžera, izražene kroz pitanja poput: „Zašto ljudi ne preuzimaju odgovornost?“

Istovremeno, odgovornost im je suptilno, ali kontinuirano oduzimana.

Što pokreće ovaj obrazac

Prelazak u ego stanje Roditelja rijetko je svjestan. Najčešće ga pokreće kontekst. Vremenski pritisak, visoki ulozi, prethodne pogreške ili nedostatak povjerenja u sposobnosti tima mogu tome pridonijeti. Dodatno, pritisak višeg menadžmenta, visoki osobni standardi ili nejasne uloge i očekivanja mogu dodatno pojačati potrebu da menadžer uskoči i preuzme kontrolu.

U svakodnevnom radu to može izgledati kao prepravljanje rada zaposlenika umjesto davanja smjernica, uključivanje u sastanke kako bi se „ispravio smjer“ ili odgovaranje na pitanja koja bi tim mogao riješiti samostalno. Može uključivati i donošenje odluka koje bi zapravo trebalo prepustiti timu. Iako takve reakcije u trenutku mogu djelovati učinkovito, dugoročno stvaraju ovisnost.

Promjena: od Roditelja prema OdraslomeThe shift: from Parent to Adult

Održiviji pristup podrazumijeva djelovanje iz ego stanja Odraslog. To ne znači povlačenje ili manju uključenost. Naprotiv, riječ je o uključivanju na način koji je jasan, stabilan i usmjeren na zajedničku odgovornost.

Iz te pozicije menadžeri češće postavljaju pitanja umjesto da odmah nude rješenja, pojašnjavaju očekivanja umjesto da kontroliraju provedbu te drže ljude odgovornima umjesto da prerano uskaču. Promjena je suptilna, ali značajna: od načina razmišljanja „Ja to moram riješiti“ prema „Kako možemo zajedno osigurati da ovo funkcionira učinkovito?“

Što se mijenja u timu

Kada menadžeri dosljedno djeluju na ovaj način, dinamika u timu počinje se mijenjati. Zaposlenici počinju samostalnije razmišljati, preuzimati veću odgovornost i aktivnije sudjelovati u raspravama. Komunikacija postaje otvorenija, a donošenje odluka raspodijeljenije. S vremenom se smanjuje ovisnost o menadžeru, a menadžer dobiva više prostora za fokus na strateške prioritete.

Iako ovakav pristup u početku može djelovati sporije, dugoročno dovodi do boljih rezultata i održivije odgovornosti.

Praktični načini za podršku ovoj promjeni

Dvije jednostavne prakse mogu pomoći menadžerima da ostanu u ego stanju Odraslog.

Prva je stvaranje kratke pauze prije reakcije. Umjesto da odmah ponude rješenje, korisno je zastati i zapitati se: Rješavam li ovo umjesto zaposlenika? Koje pitanje bi mu moglo pomoći da samostalno promisli situaciju?

Mala promjena – od davanja odgovora prema postavljanju pitanja – može značajno promijeniti dinamiku.

Druga je svjesno vraćanje odgovornosti. Kada netko donese problem, umjesto da ga menadžer odmah preuzme, može pitati: Koje si opcije razmotrio/la? Što bi ti preporučio/la? Na taj način menadžer ostaje uključen, ali istovremeno jača odgovornost tamo gdje ona i pripada.

Završna refleksija

Mnoge organizacije žele ojačati ownership i odgovornost zaposlenika. Međutim, ti se ishodi ne stvaraju samo kroz očekivanja; oblikuju se kroz svakodnevna ponašanja lidera.

Korisno pitanje za refleksiju može biti:

„Gdje možda nenamjerno preuzimam odgovornost od svog tima?“

Odgovor na to pitanje često je početna točka za stvarnu i dugoročnu promjenu.